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如何找一家適合的公寓大廈管理維護公司？－－您和誰最速配？
2007/04/18
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作者：
徐源德
委託適合的管理維護公司往往是公寓大廈整體成功的第一步。
究竟應該找管理公司還是保全公司？
建議還是將公寓大廈管理事務委託給管理公司較為恰當。大部分的管理公司在與管理委員會簽訂正式契約時，會簽訂兩份，亦即有「管理」也有「保全」，以免觸法。絕大多數實際從事公寓大廈保全的公司，也不像大家所想像的會武術、擒拿等功夫，職前及在職訓練也大多以危機應變處理、服務理念等為主軸，千萬不要以為一般的公寓大廈保全員遇到歹徒，會跟他肉搏戰，打擊對方，真的沒那麼神勇。翻開每天的報紙，可以看到許多保全公司應徵保全員時，僅有基本的「無前科」、「五十歲以下」等條件，尤其最近社會景氣回溫，各家保全公司、管理公司都卯足了勁登報、找人，只要是有意願、條件符合的人，經過短暫的訓練就可以上前線服務了。
什麼樣的管理公司適合自己的公寓大廈？
俗話說：「龍交龍，鳳交鳳」，有多少錢辦多少事，千萬不要期待「既便宜又大碗」。以大樓總幹事來說，管委會要求此人要有柔軟的態度、專業的知識，最好懂一點水電，晚上又要配合開會但沒加班費，要會電腦、寫公文等等。不妨反問自己一下：這個人如果是你的至親，做這種行業，該領多少錢？領的錢＋10%年終獎金＋6%勞退金＋勞健保2500元＋公司管銷＋利潤＝報價。有些管委會認真算一算，可能發現發包價太低了喔，那麼除非找到一位有退休俸的人（不在乎小錢）或真的有熱忱的人，否則就是管委會「逼」總幹事「拿回扣」。例如在某些地區，管理室幫住戶叫計程車，一次就抽二十元！筆者還看過某套房型態的公寓大廈，那裡的總幹事總是無論薪水多低，都有人趨之若鶩，並且每天自動在管理室待到晚上十一點，原因無他，仲介帶看住戶的套房，每成交一戶少不了總幹事的紅包三、五千元，所以，認真得不得了！
因此，首先要衡量一下大樓本身的財務預算，再決定要找的管理公司。管理公司其實都有業務的區分（不一定是刻意，只是營業的成果導向），可以去觀察相同房價的其他大樓大概都找哪些公司，作為最基本的選擇依據；而請鄰近的公寓大廈介紹也是不錯的方法。
另外，要自我檢視想找的管理公司是屬於「文場」還是「武場」？如果大樓重視社區營造、社區活動，那就要找「文場」的管理公司，這種管理公司一般重視企劃能力，相關公司的文宣也做得不錯。如果大樓較重視安全，那就要找「武場」的管理公司，這種管理公司大多屬於軍警退役人員所開設的，重視紀律與安全，大多在公司名稱或logo上出現鷹、刀、武、安等字眼或圖樣。
還有一個懶方法，就是連絡當地的公會，請公會發布消息，公開招標。不過此舉會讓管理公司認為管委會要的是「價低者得」，反而會阻礙真正高品質的廠商參加。
至此，讀者心中可能已經出現幾家不錯的公司要進行評選，通常的做法，會請這些公司前來管委會進行提報，所謂提報，就是促銷（promote）廠商自身的長處，但最後有可能淪為吹牛大賽或口才大賽。在此提供幾個另類的選擇方式作為參考：
一、無預告式的前往該公司參觀，不是看排場，而是看第一線接待人員的態度（當然，不要一開始就說你是某管委會來參觀的），以及公司內部的清潔整頓狀況和氣氛。如果辦公室內部髒亂，人員沒啥禮貌，或辦公室搞一個超大神桌（此種屬於只問鬼神，不問蒼生）的管理公司，您就要小心了！
二、參觀該公司管理的大樓的「管理人員廁所」；別小看這地方，如果連這種地方都管得好，那肯定沒太大問題。
三、管理公司提報的同時，請預計派任的總幹事一起前來；然後無預警的請這位總幹事用電腦當場記錄公司業務代表所提報的摘要，馬上測試電腦文書、組織能力、同事默契等（聽說高雄某大樓曾用此招）。
四、還有一個絕招，就是請管理委員去應徵該公司的保全員，自己親身看看保全員有無職前訓練、有無企業服務理念，還是只要找到人就丟到現場。
五、如果真的要請若干管理公司前來簡報，最好控制時間，並且預備相同的題目給每家公司代表回答。
常詢問管理公司之題庫
以下都是筆者在實務中所碰到管理委員會常問的問題，謹此彙整供作參考：
一、在管理公司的建議及主導下，本大樓管理中心應該整理或預備哪些文件？
二、地下室的車輛遭竊或破壞，處理程序為何？
三、如何教育保全人員判斷火災初期應該先報警或先救火？
四、貴公司有認證ISO 9001，請問接獲客訴後的處理流程為何？
五、本大樓目前採用營建署公布的規約範本作為規約，您認為哪些地方與本大樓特性有不合宜的地方？原因為何？建議如何修正本社區規約？
六、關於貴公司人員的教育訓練，請問貴公司如何印證該教育訓練的成效？
七、用簡單的話來說，什麼是「管理」的定義？
八、貴公司的品質目標為何？
九、如何幫助社區規劃出真正住戶想要的活動？
十、據您了解，什麼是「社區營造」？
綜合以上所言，管理公司沒有最好的，也沒有最便宜的，只有「最適合的」！ 
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